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Préparez, envoyez et suivez vos documents pour signature en quelques clics

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  1. 1Envoyer pour signature

    • Utilisez la fonction Envoi rapide pour envoyer un document pour signature de façon rapide et sûre. Il vous suffit de choisir un signataire, de sélectionner un type de champ de signature (signature ou initiales), de le placer sur votre document et d'envoyer le fichier pour signature.
    • La fonction Envoi avancé vous permet d'exécuter les mêmes tâches qu'avec la fonction Envoi rapide, mais avec un plus grand nombre d'options.

    Étapes de l'envoi avancé

  2. Étape 1:

    • Ajoutez les documents à envoyer pour signature dans votre pack (limite de taille de fichier 10 Mo). Vous pouvez disposer les documents dans l'ordre dans lequel vous voulez qu'ils apparaissent.
    • Ajoutez ou modifiez le titre de vos documents, et insérez une description succincte pour chacun d'eux.
    • Indiquez si vous souhaitez que vos documents soient simplement acceptés et non signés en cochant la case prévue.
  3. Étape 2:

    • Ajoutez des signataires à votre document. Vous pouvez ajouter votre nom si vous devez également signer.
    • Sélectionnez un type de champ de signature selon que vous souhaitez la signature complète ou seulement les initiales du signataire. Vous pouvez également décider de capturer une signature à main levée ou une signature mobile.
    • Ajoutez des champs de formulaire interactifs tels que la date de signature, des boutons radio, des cases à cocher ou des champs de saisie de texte, si vous voulez que le signataire fournisse des informations supplémentaires durant le processus de signature.
    • o Demande de pièce jointe obligatoire (p.ex. permis de conduire) de la part du signataire. Une fois reçue, vous pouvez accepter ou refuser la pièce jointe. Si vous la refusez, le signataire en sera informé par courriel et il lui sera demandé d'en fournir une nouvelle version.
    • Choisissez une méthode d'authentification (par exemple, courriel, SMS ou Questions et réponses). L'identité du signataire sera vérifiée sur la base de la méthode sélectionnée.
    • Indiquez si vous souhaitez transmettre en double les documents signés. De cette manière, chaque signataire reçoit une copie des documents signés par courriel une fois le processus terminé.
    • Indiquez si le signataire est autorisé à affecter un signataire différent à votre pack. Le destinataire initial peut ainsi déléguer ses responsabilités de signature à une autre personne.
  4. Step 3:

    • Entrez un nom de pack. Un pack est constitué de tous les documents que les destinataires doivent signer.
    • Ajoutez une date d'expiration à votre pack. Si le signataire ne signe pas dans les délais, le pack est désactivé et ne peut plus être signé.
    • Sélectionnez la langue dans laquelle le signataire doit recevoir les instructions concernant votre pack. La langue par défaut est l'anglais.*
    • Indiquez si vous souhaitez réviser votre pack avant de le marquer comme terminé. Si vous ne sélectionnez pas cette option, votre pack est marqué comme terminé dès que les destinataires l'ont tous signé.
    • Établissez un ordre de signature si vous avez ajouté plusieurs signataires à votre pack et souhaitez que chacun signe les documents dans un ordre particulier.
    • Envoyez votre pack.

    *Langues disponibles: anglais, français, allemand, espagnol, italien, japonais, portugais, russe

  1. 2Mes packs

    • Le centreBoîte de réception vous permet de suivre le statut de vos packs envoyés. Dans ce dossier, vous pouvez:
      • Envoyez des rappels aux destinataires qui n'ont pas encore signé vos packs.
      • Réviser, accepter et signer des documents.
      • Télécharger tous les fichiers signés.
      • Modifier/éditer vos packs. Si vous apportez des modifications à un pack qui a déjà été envoyé pour signature, il sera désactivé et vous devrez le renvoyer pour signature.
      • Enregistrer un pack en tant que modèle en vue d'une utilisation ultérieure. Le document actif complet est alors enregistré "tel quel" (avec l'ensemble du texte et des champs).
      • Marquer vos packs comme terminés.
      • Archiver vos packs.
      • Supprimer vos packs.
      • Accéder au résumé de toutes les actions associées à un processus de signature.
    • Le bouton Brouillons vous permet d'accéder rapidement aux brouillons enregistrés. Lorsque vous cliquez sur le bouton, une liste déroulante contenant tous vos packs non envoyés s'affiche. Dans le dossier Brouillons, vous pouvez:
      • Modifier vos brouillons.
      • Enregistrer un brouillon en tant que modèle en vue d'une utilisation ultérieure.
      • Supprimer des packs enregistrés dans les brouillons.
    • Le bouton Modèles vous permet d'accéder rapidement aux modèles enregistrés. Le document actif complet est enregistré "tel quel" en tant que modèle (avec l'ensemble du texte et des champs). Dans le dossier Modèles, vous pouvez:
      • Modifier vos modèles.
      • Supprimer vos modèles.
  1. 3Signataires

    • La fonction Gérer les signataires vous permet de visualiser et d'éditer tous les signataires enregistrés. Vous pouvez en ajouter ou en supprimer comme bon vous semble.
  2. 4Mises en page

    • La fonction Enregistrer la mise en page vous permet d'enregistrer tous les champs que vous avez ajoutés à vos documents actifs pour les réutiliser dans de futurs documents.* Vous pouvez attribuer un nom à la mise en page et ajouter une description.
    • La fonctionAppliquer la mise en page vous permet d'appliquer une mise en page précédemment enregistrée à votre document.

    * Note: Votre remplaçant signataire sera sauvegardé, mais vous devez cliquer avec le bouton droit de votre souris sur chaque champ de signature et y ajouter les signataires spécifiques après avoir appliqué votre mise en page.

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